Коммутация и мультиплексирование. Определение информационных потоков Что такое информационный поток в информатике

Компьютерная грамотность

Для удобства изучения материала статью разбиваем на темы:

Вторичные (журнал учета приходные ордеров и др.).

Обязательные реквизиты в первичных документах:

Наименование документа;

Дата составления документа;

Наименование организации, от имени которой был составлен документ;

Содержание операции;

Измерители операции в натуральном и денежном выражении;

Наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее выполнения;

Личные подписи указанных лиц

Путь перемещения документа в процессе его обработки; упорядоченный список исполнителей, которых документ в течение своего жизненного цикла, называется маршрутом документа.

Понятие документооборот можно трактовать как:

Движение документов в пространстве и во времени с момента их создания или получения до завершения исполнения ши отправки;

Перемещение и (или) совместная обработка информации сотрудниками подразделений на предприятии, а также предприятием, его подрядчиками и логистическими партнерами.

Информационная готовность определяется способностью предприятия предоставлять запрашиваемы потребителем данные на всех стадиях выполнения заказа. Информационная готовность рассчитывается как отношение числа быстрых и точных ответов на запросы к общему числу запросов за определенный промежуток времени.

Цели создания и функции информационной системы

Комплекс программно-аппаратных средств, регламентов их функционирования, а также персонала, реализующего все и информационные потоки предприятия, направленный на адекватное информационное обеспечение и повышение эффективности процесса управления.

Выделим основные цели создания информационной системы:

Обеспечить выживаемость и дееспособность предприятия;

Обеспечение работникам нормального трудового процесса;

Устранение неразберихи в получении информации и ее использовании;

Расширение функций предприятия в соответствии с требованиями рынка.

Потребителей информационной системы можно классифицировать как:

Внутренние — подразделения маркетинга, отдел снабжения и сбыта, склад, разработчики изделий и технологий, управленческое звено предприятий;

Внешние потребители и поставщики информации: потребители продукции, поставщики сырья й комплектующих, посредники, предприятия конкуренты, инвесторы, рекламодатели.

Основные принципы построения информационной системы:

Иерархия (подчиненность задач и использования источников данных);

Принцип агрегированности данных (учет запросов на разных уровнях);

Избыточность (построение с учетом не только текущих, но и будущих задач);

Конфиденциальность;

Адаптивность к изменяющимся запросам;

Согласованность и информационное единство (определяется разработкой системы показателей, в которой исключалась бы возможность несогласованных действий и вывод неправильной информации);

Открытость системы. Логистическая информационная система отличается от любой другой информационной системы функциональной наполняемостью и уровнем интеграции информационного пространств. Главной ее особенностью является интеграция в едином информационном пространстве трех основных составляющих потока товародвижения: поставки, производства и потребления.

Благодаря функционированию системы управления предприятием достигается выполнение целей определенного уровня. Обычно принято выделять четыре уровня лестницы целей организации (естественно, для достижения целей каждого уровня необходима определенная (информация).

Информация для выработки стратегии и политик для предприятия

Информационная логистическая система действует в следующих режимах:

Информационно-справочный режим;

Режим сортировки и группировки;

Аналитический режим выдача аналитических сведений и документов по результатам обработки двух более характеристик разной принадлежности;

Расчетный режим (выполняются расчеты по заранее формализованным моделям и зависимостям);

Советующий режим (выдается несколько решений на основе формализованных и интуитивных методов);

Обучающий режим;

Оптимизационный.

Информационные системы любой функциональной направленности невозможно рационально организовать без технических средств, которые в свою очередь являются неотъемлемой частью современного предприятия. К ним можно отнести: средства составления, копирования, размножения текстовых документов; средства графических работ и счетных операций; средства связи и многое другое.

Выбор того или иного способа организации системы информационного обеспечения зависит от многих факторов, и прежде всего от размеров организации, существующих в ней бизнес процессов, наличия свободных .

Разработка и внедрение информационных систем

Институт развития информационного общества ИРИО провел в Москве исследование, целью которого было определение уровня развития информационных технологий. Имеется информация и из регионов России. При сопоставлении этих данных с данными о положении в Европейском союзе можно оставить представление о масштабах нашего отставания и его причинах. В результате проведенного ИРИО исследования стало ясно, что в Москве на 55% предприятий большая часть персонала пользуется компьютерами и на 26% имеет доступ в интернет. Среднероссийские показатели составляют соответственно 33,8% и 5,8%. В ЕС персональные компьютеры используют в среднем 49% сотрудников компаний. Приведенные выше показатели свидетельствуют о том, что основными элементами информационно-коммуникационных технологий (компьютеры на рабочих местах, файловый сервер, электронная почта, выход в интернет) предприятия располагают. Однако Их применение не дает принципиально новых возможностей по сравнению с традиционными методами. Успешные же компании обычно внедряют просто информационные технологии.

При разработке информационных систем :

Особое внимание уделяется методам измерения и сравнения логистических показателей, а также методам управления ими;

Разрабатываются формализованные и всеобъемлющие системы оценки результатов обслуживания потребителей;

Устанавливаются нормативы для каждого вида логистических процедур на протяжении всего процесса обслуживания потребителей;

Создаются так называемые хранилища данных, являющиеся интегрированными элементами информационных систем предприятий. Основная цель создания таких хранилищ — облегчить доступ к данным всем менеджерам предприятия, а также потребителям и поставщикам;

Системы оценки и контроля интегрируются с системами обслуживания заказов и планирования, включая прием и обработку заказов, планирование логистических операций, управление запасами планирование производства, складирование и транспортировку.

Определиться с предприятия, т. е. понять, что мы имеем, что хотели бы иметь в ближайшем будущем, и разработать положение об организационной структуре предприятия;

Разработать механизм финансово-экономического управления предприятием в целом, в том числе разработать положение о финансовой структуре, определить центры финансового учета и финансовой ответственности;

Выделить основные логистические цели предприятия (в зависимости от необходимости решения задач, стоящих перед информационной системой): направления бизнеса, финансовые, технологические, информационные и материальные потоки; оценить документооборот;

Разработать механизмы организации и оперативного управления цепями поставок: стандарты, формы учета и контроля, управленческой отчетности;

Сформировать технологию цепями поставок, систему финансового планирования и контроля, а также систему финансового анализа.

В настоящее время в России имеются информационно управляющие системы: АСУ отдельных складов, системы управления обеспечения материалами и комплексные системы управления цепочек поставок. Наиболее целесообразно при выборе систем управления отдавать предпочтение комплексным информационно-управляющим системам, которые обеспечивают наибольший экономический эффект для предприятия.

Особенность этой системы в том, что она автоматизирует не только отдельные склады, на и всю цепочку поставок. Ее основой служит центральный модуль, на который могут замыкаться несколько десятков сотен АСУ отдельных складов и производственных предприятий. Отдельные системы, установленные на удаленных расстояниях друг от друга складах и предприятиях, обмениваются между собой и с центральным модулем по внутреннему протоколу с использованием сервера. Интерфейс позволяет обмениваться этим системам достаточно компактным объемом информации, что очень важно при сегодняшнем состоянии и ценах на сетевые услуги и при использовании коммутированного доступа к этим услугам. Передаваемая информация включает в себя и словесные сообщения, и электронные документы, команды, подтверждение действий, данные о складских запасах, объемах поступления, и выдачи груза. В центральном модуле происходит накопление первичных статистических данных и прогнозирование потребностей и отгрузок с учетом сезонных колебаний потребностей товаров.

Приведем пример, как действует механизм пополнения товарного запаса в магазинах торговой сети Пятерочка.

Из интервью руководителя дирекции логистики сети универсамов Пятерочка Александра Лайцева: Существуют некая ассортиментная матрица, составляющие которой — определенные товары,— в определенном объеме должны присутствовать в наших торговых точках. Ответственность за их наличие несет управляющий магазина. Информационная система в автоматическом режиме постоянно анализирует запасы, и когда остаток какого-то товара подходит к критической точке, предлагает управляющему магазина сделать заказ. Естественно, это происходит ежедневно, и каждый день заказываются разные товары. Пока что — на данном этапе — рекомендации информационной системы можно и нужно корректировать, потому что программа пока еще не знает всех наших любимых праздников и не может рекомендовать заказать конфеты ко дню учителя или сковородки к 8 Марта. Не смотря на это, уже сейчас нашу программу можно назвать системой уровня ЕКР, потому что она связывает все цепочки предприятия: от управления материальными потоками — запасами — до управления потоками нематериальными.

Информационный поток: понятие и виды

В логистике выделяют понятие информационный поток. Считают информационным потоком совокупность сообщений, циркулирующих внутри логистической системы, а также между этой системой и средой, внешней по отношению к ней, необходимых для управления и контроля логистических операций.

Сообщения, составляющие информационные потоки, выгоняются на разных носителях информации:

Бумажных документах традиционного типа;

Электронных документах (магнитные и бумажные — перфоленте, перфокартах) и др.

Сообщения могут быть и устными, телефонными, а также речевыми.

Выделяют следующие группы информационных потоков:

1) горизонтальные;

2) вертикальные;

3) внешние;

4) внутренние;

5) входные;

6) выходные.

Горизонтальными называют информационные потоки, охватывающие сообщения между партнерами по хозяйственным связям одного уровня управления: предприятиями поставщиками и предприятиями потребителями материальных ресурсов либо между ними и их посредниками по процессу обращения товаров.

Вертикальными называют информационные потоки, охватывающие сообщения, поступающие сверху, из руководящих инстанций в подведомственные, или звенья логистической системы. Из корпораций и холдинга — в дочерние предприятия и т.д.

Внешними называют информационные потоки, протекающие в среде внешней по отношению к логистической системе. Так, горизонтальные информационные потоки сообщений от предприятий партнеров являются внешними по отношению к тому партнеру, которому они направлены и который их получит.

Внутренними информационными потоками являются сообщения, циркулирующие внутри одной логистической системы. Для логистических подсистем внутренними являются потоки сообщений внутри подсистемы. Остальные сообщения для них внешние.

Входные информационные потоки — сообщения, входящие в логистическую систему либо в одну из ее подсистем.

Выходные информационные потоки — сообщения, выходящие за пределы одной логистической системы либо одной из ее подсистем.

Информационные потоки разделяют:

По срочности: на обычные, срочные, очень срочные (молнии)

По степени конфиденциальности. Сообщения, содержащие коммерческую тайну, направляются с грифом секретности документа;

По значимости информационные потоки почтовых сообщений делят на простые, заказные и ценные;

По скорости передачи сообщений информационные потоки делят на быстрые и традиционные (почтовые);

- по области охвата информационные потоки делят на:

1) местные;

2) иногородние;

3) дальние;

4) международные.

Важную роль среди информационных потоков играют сообщения документального характера, оформляемых чаще всего на бумажных носителях определенной формы, заполненных в установленном порядке и заверенных подписями и печатью отправителя, сообщения называются документальными. В информационных потоках документальные сообщения занимают большую долю.

В логистике информационный поток часто является сопровождающим (попутным) по отношению к материальному потоку и содержит информацию о материальном потоке, необходимую для управления его движением.

Часть информационных потоков в логистике обслуживает не материальные потоки, а процесс их формирования, хранения ресурсов, на складе, процесс внутризаводского и внутри складского перемещения материальных ресурсов.

Поскольку логистика имеет дело с большими массами материальных ценностей, документальные сообщения в ней играют большую роль.

Документальное обеспечение логистического процесса — важная задача логистики.

Информационные потоки в логистике формируются в соответствии с материальными. Считается, что каждому материальному потоку соответствует информационный поток. Такое соответствие не всегда бывает изолированным (полным). Часто информационный и материальный потоки протекают в разных временных интервалах.

Предпочтительнее вариант опережения информационных потоков по сравнению с движением материальных потоков. Это дает возможность лучше подготовиться к приему грузов. Фактически же информационные потоки имеют опережение далеко не всегда, нередко складывается их отставание от сроков движения материальных потоков.

Информационные потоки должны быть адекватны материальным потокам в части характеристики этих потоков, но такое соответствие есть не всегда: в ряде случаев оформляются документы, общие для нескольких потребителей получателей, и тогда в них отражается информация, часть которой избыточна для каждого отдельного получателя данных ресурсов.

Есть и другие несоответствия информационных потоков материальным.

Информационные потоки изучают с помощью ряда оценок:

1) по источнику возникновения;

3) объему;

4) периодичности;

5) порядку согласования;

6) порядку утверждения;

7) срокам действия;

8) порядку хранения и др.

Рассмотрим их подробнее:

1. Источники возникновения сообщений могут быть различными начиная от участников логистических цепей и смежных, с ними организаций, сообщения которых влияют на перемещение, организацию и приемку потоков.

2. По направлению информационные потоки могут быть горизонтальными (туда и обратно) и вертикальными (сверху вниз и обратно). Горизонтальными называют сообщения между участниками логистического процесса одного уровня равноценными партнерами. Вертикальные информационные потоки протекают между разными уровнями управления: верхним — руководящим и нижним — подчиненным. Направление информационного потока трактуется и по другому как прямое и косвенное.

Есть и третий вариант определения понятия направление информационного потока — учет географического или территориального адресата его назначения.

3. Объем информационных потоков учитывают несколькими способами.

Один из них — учет размеров потока по числу:

1) документов;

2) листов в потоке;

3) страниц в потоке;

4) пачек документов. Этот способ применяют для определения объема больших информационных потоков. Второй способ учета объема информационных потоков применяют для малых потоков. Причем объем потока определяют числом строк в документе — документо-строк или числом слов в сообщении — в телеграммах. Третий способ учета — учет числа знаков в сообщении — оценивается в компьютерных системах в особых единицах измерения для учета потребности в машинных носителях, размещения в памяти ПЭВМ и в других случаях.

4. Периодичность информационных потоков характеризует частоту их формирования. В логистике многие информационные потоки разовые, не повторяются и создаются один раз на каждый материальный поток, параллельно с ним, чуть раньше или чуть позже. Но некоторые информационные потоки в логистике оформляют один раз в месяц, ежеквартально и с другой частотой.

5. Информационные потоки документального характера проходят при оформлении определенную процедуру согласования. Плановые сообщения на предприятиях, к примеру, согласовывают с руководителями цехов и членами дирекции предприятия. Для каждого документа обычно устанавливают определенные правила согласования его проектируемого содержания.

6. Каждое документальное сообщение информационного потока утверждается — подписывается определенными людьми: генеральным директором, исполнительным директором, их заместителями и т.д. Без соответствующей подписи документ силы не имеет.

7. Некоторые документы имеют срок действия, за пределами которого они становятся недействительными. Такие документы можно использовать лишь в течение срока их действия. Но большая часть информационных потоков к таким документам не относится и представляет собой уведомительные сообщения, необходимые для управления материальными потоками: раскрывает характеристику этих потоков и состояние их движения к заданному месту доставки.

8. Различен и порядок хранения сообщений, доставленных в информационных потоках. Некоторые сообщения собирают в отдельные пачки, другие хранят на магнитных носителях и в другой форме. Срок хранения информации различен: один, два года, пять лет, постоянно (вечно) и др. Организация информационных потоков— дорогостоящее дело. На их формирование, передачу, прием, хранения, анализ расходуются большие средства.

Информационные потоки протекают в информационном пространстве. Оно обширно и практически охватывает весь земной шар и освоенную часть.

Рассмотрим, каково взаимодействие информационных потоков с материальными. Чаще всего логистический процесс начинается с информационного обеспечения и формирования информационных потоков, предопределяющих создание и перемещение материальных потоков. Нередко первые информационные потоки складываются из протоколов о намерениях сторон (называемых также рамочными контрактами) стать партнерами в процессе купли продажи какой-либо продукции. Второй информационный поток, следующий за названным, — согласованный сторонами контракт - договор о торговой сделке. Такой информационный поток в рыночной экономике предваряет материальный поток и является юридическим основанием для формирования потока материальных ресурсов. После этого информационного потока в согласованные сторонами сроки формируется и отгружается материальный поток либо несколько потоков, предусмотренных контрактом, в соответствии с условиями сделки, когда материальный поток отгружен, информация об этом отсылается партнеру. После приемки материального потока его покупателем информация о поступлении передается поставщику материальных ресурсов. Подобный обмен информацией между ними осуществляется также в течение всего времени движения потока.

Таким образом, на протяжении всего периода существования материальных потоков информационные потоки о них либо опережают движение материалов, либо следуют после завершения какого-либо этапа их движения, после приемки потока, перед его расформированием.

Одновременно создаваться информационные и материальные потоки не могут, так как условия и основания для появления каждого из них разные. Именно последовательное чередование данных потоков создает возможность появления одного из них на основе предшествующего функционирования второго потока.

Это означает, что широко известное положение логистики о том, что в ней каждому материальному потоку соответствует информационный, а движение потоков должно быть синхронным, неправильно:

Во-первых, одному материальному потоку соответствует, как правило, не один, а несколько информационных потоков.

Во-вторых, сначала обычно рождается один два информационных потока, а только затем появляются основания для формирования материального потока.

В-третьих, когда материальный поток уже создан, информация о его состоянии оформляется часто как оценочная того состояния материального потока, которое уже совершилось, т.е. с опозданием по сравнению со временем движения материального потока.

Организация надежного логистического процесса и на стадии сбыта материальных ресурсов их изготовителем, и на стадии снабжения или покупателя требует опережающего создания информационных потоков по сравнению с материальными.

Информационное обеспечение материальных потоков часто обособлено во времени и пространстве от процесса физического перемещения материальных ресурсов. Но ряд информационных потоков от движения материальных потоков не обособлен ни во времени, ни в пространстве и движется синхронно с ними, как сопутствующий. Эти информационные потоки переводятся лицами, сопровождающими груз: агентами, экспедиторами.

Внешние информационные потоки чаще всего позволяют отслеживать и направлять, координировать, исправлять, улучшать логистический процесс, протекающий во внешней среде.

Внешние информационные потоки в ряде случаев имеют нескольких адресатов. Тогда только один из этих адресатов является получателем материального потока, информация о котором содержится в информационном потоке, и для этого адресата оба потока движутся по одному пути. Остальные маршруты подобных информационных потоков отличны от пути, по которому перемещается материальный поток.

Внешние информационные потоки отличаются от внутренних по тщательности оформления носителей информации, заверяются подписью и печатью.

Внутренние информационные потоки четко характеризуют этапы логистического процесса — снабженческий, внутрипроизводственный, сбытовой. На основе информационных потоков фиксируется акт начала процесса купли продажи товаров, приемки их на склад предприятия, которая является конечным этапом снабжения предприятия, купленными материальными ресурсами.

Наиболее просты информационные потоки внутри отдельных производственных подразделений — цехов и участков. Они, как правило, мало документированы, часто состоят из устных сообщений.

Управление информационными потоками при логистике — не самоцель, а средство управления материальными потоками, их формированием, перемещением, приемкой.

При умелом управлении информационными потоками снижаются на их формирование, передачу. Приемку и хранение информационных массивов, ускоряется информационный обмен, скорость их приемки, не допускается несоответствие скорости работ передатчика и приемника, учитывается пропускная способность средств связи на каждом участке информационного пути и квалификация операторов, занятых на них.

Планирование информационных потоков позволяет заранее определить пропускную способность средств связи, потребную для обслуживания данных потоков в пунктах передачи, координации, приемки информации. При проектировании информационных потоков выбирается их рациональный путь и режим обслуживания средствами связи. В результате обеспечивается надежность материально-технического обеспечения информационных потоков. Это означает, что информационные потоки требуется хорошо организовать, продумать и рассчитать. Без этого надлежащее информационное обеспечение материальных потоков создать не удается.

Информационная инфраструктура

Информационная логистика является тем звеном, которое связывает снабжение, производство и сбыт.

Поскольку качество планирования повышается вместе с ростом полноты информации и скорости обработки данных, службы материального обеспечения производственных, предприятий должны оснащаться современной вычислительной техникой, образующей единую сеть и имеющей доступ в Интернет.

Экономия от использования фактически делится в определенных пропорциях между тремя сторонами: изготовителем, поставщиком и транспортной компанией, компенсируя затраты на создание и содержание современных информационных систем, которые позволяют получать дополнительную прибыль от их использования.

Для обеспечения информационного обслуживания всей структуры материально-технического снабжения должны присутствовать следующие девять информационных элементов:

1) тип предмета снабжения;

2) количество или его объем;

3) происхождение предмета снабжения;

4) его месторасположение (размещение);

5) время прибытия в пункт размещения;

6) время отправки из пункта размещения;

7) система транспортировки;

8) время транспортировки;

9) резервирование.

Перечисленные группы данных составляются для всех мест размещения и для каждого перевозимого объекта. С этой целью устанавливаются пункты считывания и передачи информации во всех местах размещения.

Для информационной поддержки сбытовой деятельности предприятия необходимо задействовать следующие основные виды информации, хранимые в памяти автоматизированных информационных систем:

1) история рынка сбыта (включая анализ по регионам), типы сбытовых операций;

2) прогнозы рынка и сбыта;

6) расходы;

7) модели рынка (сбыта);

8) контроль деятельности персонала;

9) территориальное планирование, циклы деловых поездок, персональное распределение командировок;

10) источники запросов перехода на новый продукт;

11) реестр покупателей;

12) исходящая и получаемая информация;

13) печатание и отправка почты;

14) контроль ответов и анализ результатов рекламной деятельности;

15) отчет сбытовой деятельности;

16) движение заказа, выставление счетов, составление смет и отчетов;

17) доступ к внутренней и внешней информации и др.

Логистическая система на производстве эффективна, когда создаются условия для ее интеграции в текущие производственные и коммерческие процессы. Эта проблема решается путем создания соответствующего информационного базиса. Сюда относятся: актуальные обзоры фондов (наличие фактических и планируемых заказов, содержание производственных основных и промежуточных складов) и сроков (поставки, обработки, ожидания, простои, соблюдение сроков).

Для сбора этих данных производственная система по всему предприятию располагает датчиками и измерительными инструментами, которые контролируют объемы и сроки текущих процессов и передают эти сведения далее для интерпретации.

Логистическая система предъявляет к своей измерительной сети следующие потребности:

Быстрый и надежный, ручной или автоматизированный о данных о транспортных средствах и средствах производства;

Структурирование внутрипроизводственной информационной системы поддержки принятия решений, которая в каждый момент содержит актуальную информацию о ходе производственных процессов по каждому из участков.

На транспорте, вместо сопровождающих груз многочисленных документов (особенно в международным сообщении) по каналам связи синхронно с грузом передается информация, содержащая о каждой отправляемой единице все необходимые для характеристики товара реквизиты. При такой системе на всех участках маршрута в любое время можно получить исчерпывающую информацию о грузе и на основе этого принимать управленческие решения. В ряде случаев грузоотправители получили доступ к файлам, отражающим состояние транспортных услуг и загрузку транспорта.

Обмен между производителями товаров и крупными магазинами для, населения, включающий:

Обмен накладными с транспортными конторами при прямой отправке товаров от производителя покупателю.

С помощью технологам безбумажных обменов информацией покупатель может непосредственно оформить заказы на покупку.

Чтобы реализовать эти возможности электронного обмена, предприятия применяют стандартные протоколы обмена и заключают между собой коммерческие договоры.

Разработаны и применяются стандартные компьютерные протоколы оформления сделок при следующих операций:

Заказах на покупку;

Заказах на отправку партий грузов;

Получении консультаций для грузоотправителей;

Заполнении фактурных счетов;

Различных выплатах;

Оформлении накладных на перевозку грузов;

Получении информации о перевозимых товарах.

Использование в логистике технологии автоматизированной идентификации штриховых кодов

Для эффективного управления логистической системой необходимо в любой момент времени иметь информацию о входящих и выходящих материальных потоках, а также о материальных потоках, циркулирующих внутри логистической системы. Данная проблема решается путем использования микропроцессорной техники, способной идентифицировать (опознавать) отдельную грузовую единицу. Оборудование, способное считывать разнообразные штриховые коды, позволяет получать информацию о логистической операции в момент и в месте ее совершения (на складах промышленных предприятий, оптовых баз, магазинов, на транспорте). Полученная информация обрабатывается в режиме реального масштаба времени.

Одним из самых первых патентов, положивших начало базисной концепции штрихового кода, была разработка Д. Кермота, созданная еще в 1934 г. Этот патент описывал сортировочную карточную систему для идентификации различных объектов, основанную на четырех параллельных линиях.

В конце 40х гг. прошлого века американскими учеными Д. Вудлендоми Б. Сильвером были проведены исследования технических средств, которые могли бы обеспечить автоматическое считывание цен в кассе магазина. В 1949 г. учении был получен патент.

В конце 60х гг. в США и Канаде начались исследования в области автоматизации торговых терминалов в супермаркетах. Были доработаны и внедрены символика бычий глаз и сканеры для его считывания.

В нашей стране продвижением штрихового кодирования и присвоением торговых штриховых кодов занимается Ассоциация автоматической идентификации.

Штриховой код представляет собой чередование темных и светлых полос разной ширины, построенных в соответствии с определенными правилами.

Изображение штрихового кода наносится на предмет, который является объектом управления в логистической системе. Для регистрации этого предмета проводят операцию сканирования. При этом небольшое светящееся пятно или луч лазера от сканирующего устройства движется по штриховому коду, пересекая попеременно темные и светлые полосы. Отраженный от светлых полое световой луч улавливается светочувствительный устройством и преобразуется в дискретный электрический сигнал. Вариации полученного сигнала зависят от вариаций отраженного света. ЭВМ, расшифровав электрический сигнал, преобразует его в цифровой код.

Автоматизированный сбор информации основан на использовании штриховых кодов разных видов, каждый из которых имеет свои технологические преимущества.

Контрольную цифру можно проверить при помощи нехитрого алгоритма и самостоятельно.

Для этого:

1) сложите все цифры, стоящие на четных местах;

2) полученную сумму умножьте на 3; полученный результат X необходимо запомнить;

3) сложите все цифры, стоящие на нечетных местах, без последней (контрольной) цифры (У);

4) прибавьте к этой сумме число X, полученную сумму назовем УР;

5) оставим от этого двузначного числа только второе число;

6) подсчитаем разницу 10 Р;

7) полученный результат должен совпадать с контрольной цифрой.

Введенные с клавиатуры компьютера, вручную, данные о товаре содержат в среднем одну ошибку на каждые 300 введенных знаков. При использовании штриховых кодов этот показатель снижается до одной ошибки на 3 млн. знаков. Среднюю стоимость работ по выявлению и устранению последствий одной такой ошибки Американская ассоциация менеджмента определила в 25 долл.

Основные преимущества.

На производстве:

Создание единой системы учета и контроля за движением изделий и комплектующих его частей на каждом участке, а также за состоянием логистического процесса на предприятии в целом;

Сокращение численности вспомогательного персонала и отчетной документации, исключение ошибок.

В складском хозяйстве:

Автоматизация учета и контроля за движением материального потока;

Автоматизация процесса инвентаризации материальных запасов;

Сокращение времени на логистические операции с материальным и информационным потоком.

В торговле:

Создание единой системы учета материального потока;

Автоматизация заказа и инвентаризация товаров;

Сокращение времени обслуживания покупателей.

В настоящее время штриховые коды перестали быть способом идентификации потребительской продукции, став элементом системы управления производством многих предприятий.

Целесообразность применения штрих кодов можно проследить по всей цепочке от производителя до потребителя :

Производителям с помощью штрих кодов можно ускорить процесс инвентаризации, учета, отгрузки, товара, значительно улучшить управление складским хозяйством, ускорить получение заказов и отправку товара;

Экспортерам решается проблема с труднопереводимыми названиями товаров или перепутанными определениями. С помощью штриховых кодов все говорят на одном языке;

Оптовая торговля с помощью применения штрихового кодирования и компьютеров имеет доступ к каждому этапу процесса с момента получения заказа до отправки и выписки счета;

Розничная торговля имеет большой плюс в использовании штрих кодов, так как увеличивается пропускная способность касс, автоматически учитывается запас продукции, ускоряются бухгалтерские процессы;

Покупатель имеет возможность сэкономить уйму времени при расчете за покупку. Расчеты становятся более эффективными, так как в чеке указывается и цена каждого товара.

Радиочастотная идентификация (КГЮ)

Радиочастотная метка, или транспондер, — (передатчик приемник). ЕГГО метка обычно включает в себя приемник, передатчик, антенну и блок памяти для хранения информации. Получая энергию от радиосигнала, испускаемого стационарно закрепленным считывателем либо ручным сканером, транспондер отвечает собственным сигналом, содержащим полезную информацию.

Задача ЕПВ системы — обеспечение хранения Информации в удобном носителе метке и передача ее с помощью специальных устройств в удобное время и место для выполнении определенных процессе. Данные в метке могут обеспечить идентификацию объекта на производстве, товаров в магазине, на складе и при перевозке, месторасположение и идентификацию подвижных средств, идентификацию животных, людей, имущества, документов и др.

Метки с источником питания называются активными, без питания — пассивными.

ЕГШ бирки используются, чтобы отслеживать рогатый скот, идентифицировать потерянных домашних животных и в некоторых странах дают возможность жителям пригородной зоны проезжать в город на своем авто через шлагбаум, где взимается въездной сбор, без остановки.

ЕИГО имеет ряд существенных преимуществ по сравнению в качестве области автоматической идентифик ации; сейчас рассматривается как радикальное средство совершенствования процесса управления данными. Одной из технологий ЕГШ является месячная проездная карта в метро. Противоугонные системы, применяемые на автомобилях управляются при помощи КГШ. В магазинах датчики в стенах примерочной могут определить, какую одежду заказчик примеряет, и показать, есть ли они в магазине других цветов, размеров или тканей. Бирки удаляют во время закупки и снова прикрепляют к новым изделиям во время загрузки прилавка. Как технология анти воровства КГШ имеет смысл в магазине, где продаются дорогостоящие товары. Антенна излучает электромагнитные волны, активизирующие ЕГШ метку и позволяющие производить запись и считывание данных с этой метки. Антенна является своеобразным каналом между меткой и приемопередатчиком, она контролирует весь процесс получения и передачи данных. Антенны отличаются по размерам и форме. Они могут быть встроены в специальные сканеры, а также в ворота, турникеты. Дверные косяки и т.п. для получения информации от предметов или людей, проходящих через зону действия антенны. В случае непрерывного считывания большого количества меток электромагнитное поле излучается антенной постоянно. Если постоянный опрос не требуется, то поле может активироваться по команде оператора. Конструктивно антенна и приемопередатчик с декодером могут находиться в одном корпусе. Функции приемопередатчика и декодера похожи на функции аналогичных блоков в радиоприемнике и сканере. Сигнал, поступающий с антенны, модулируется, расшифровывается и передается через стандартный интерфейс в компьютер для дальнейшей обработки.

Активные метки имеют свой источник питания и обычно, т.е. данные метки могут быть многократно считаны и записаны с модернизацией информации. Объем памяти активной метки определятся требованиями применения. Некоторые системы оперируют памятью до 1 МВ. В случае ЕРШ метка может выдать устройству полную инструкцию по функционированию, а затем принять полный отчет о выполнении. Зашифрованные данные становятся частью истории метки. Активные метки имеют большую дальность считывания, которая не зависит от энергии считывателя.

Пассивные метки не имеют собственного источника питания, а необходимую для работы энергию получают из поступающего от считывателя электромагнитного сигнала. Дальность чтения пассивных меток зависит от энергии считывателя и, как правило, не превышает двух метров. Пассивные метки намного легче активных, дешевле, а также имеют практически неограниченный срок службы.

Недостаток меток заключается в меньшей дальности чтения, которая зависит от энергии считывателя, а также в необходимости использования более мощных устройств считывания.

Радиочастотные метки производятся разных форм и размеров. Метки, используемые для идентификации животных, которые помещаются под шкуру животного, могут быть не более грифеля карандаша в диаметре и полдюйма в длине. Радиочастотная метка может иметь форму шурупа для идентификации деревьев или лесоматериалов, форму кредитной карты в системах доступа и оплаты, форму брелка в противоугонных системах. Противокражные тяжелые пластиковые бирки и легкие бумажные этикетки, которые прикрепляются к товарам в магазинах, а также багажные этикетки тоже являются ЕГШ метками. В контейнерных перевозках и тяжелом машиностроении используются прямоугольные транспондеры величиной с несколько спичечных коробок.

Основные преимущества КРШ технологии :

Для КГШ не нужен контакт или прямая видимость;

ЕГШ метки читаются быстро и точно (приближаясь к 100%-ной идентификации);

КГШ может использоваться даже в агрессивных средах, а КГШ метки могут читаться через грязь, краску, пар, воду, пластмассу, древесину;

Пассивные КГШ метки имеют фактически неограниченный срок эксплуатации

КГШ метки несут большое количество информации и могут быть интеллектуальны;

КГШ метки практически невозможно подделать;

ЕГШ метки могут быть не только для чтения, но и с записью информации

Области применения КРЮ системы

ЕГШ системы применяются в разнообразных случаях, когда требуется оперативный и точный контроль, отслеживание и учет многочисленных перемещений различных объектов.

Типичные применения:

Электронный контроль за доступом и перемещениями персонала на территории предприятий;

Управление производством, товарными и таможенными складами (в особенности крупными), магазин, выдачей и перемещением товаров и материальных ценностей;

Автоматический сбор данных и при необходимости начисление оплаты на железных дорогах, платимых автомобильных дорогах, на грузовых станциях и терминалах;

Контроль, планирование и управ легкие движением, интенсивностью графика и выбором оптимальных маршрутов

Общественный транспорт — управление движением, оплата Проезда и оптимизация пассажиропотоков;

Системы электронных платежей для всех видов транспорта, включая организацию платных дорог, автоматический сбор платы за проезд и транзит, платные автостоянки.

Нисходящие, восходящие и горизонтальные информационные потоки

Информационные потоки - это пути передачи информации, обеспечивающие существование социальной системы (предприятия учреждения), внутри которой они двигаются. Это процессы передачи информации для обеспечения взаимосвязи всех звеньев социальной системы. Существует два вида информационных потоков:

1) горизонтальные - между равными по служебному положению и статусу работниками или группами работников, например, между начальниками отделов;

2) вертикальные - между работниками или группами работников, находящимися на различных уровнях иерархии, например, между начальником и подчиненным.

В свою очередь, вертикальные информационные потоки подразделяются на нисходящие (от руководства к рядовым работникам по иерархии) и восходящие (от нижестоящих работников к вышестоящим).

Каждый вид информационных потоков имеет свои психологические особенности.

Горизонтальные информационные потоки чаще всего имеют неформальный характер. Горизонтальные информационные потоки являются самыми эффективными с коммуникативной точки зрения. В них сохраняется примерно 90% сведений, то есть потеря информации при передаче таким путем минимальна. Объясняется это тем, что людям, находящимся на одном уровне служебной иерархии, психологически легче понять друг друга, ведь они решают однотипные задачи и сталкиваются со сходными проблемами.

Вертикальные нисходящие информационные потоки могут быть и формальными, и неформальными. С точки зрения их коммуникативной эффективности, ситуация выглядит следующим образом: чем больше передаточных звеньев проходит нисходящая информация, тем больше она теряется и изменяется. Идет объективный процесс искажения полученных сведений. В практической работе менеджер должен исходить из того, что каждое передаточное звено "забирает" до 50% поступающей информации. Парадокс заключается в том, что информация, получаемая сверху, не утаивается, и не искажается кем-то специально или сознательно; просто полноте передачи препятствуют коммуникативные барьеры. При нисходящих информационных потоках наблюдается эффект "испорченного телефона". Содержание информации передается при помощи языка, и при этом частично искажается смысл информации, частично происходит ее потеря.

Неорганизованные, неэффективно налаженные нисходящие информационные потоки могут привести к негативным психологическим последствиям:

1) вызвать у подчиненных устойчивое чувство "винтика" - их потребность в уважении, признании не будет удовлетворена;

2) породить слухи, которыми всегда заполняется информационный вакуум;

3) вызвать чувство страха, неуверенности в завтрашнем дне;

4) привести к падению мотивации в работе.

Полная, своевременная и точная информация, то есть хорошо отлаженный и организованный информационный поток, повышает производительность труда на 10-30%.

Вертикальные восходящие информационные потоки крайне редко бывают неформальными. Но искажение информации в таком потоке может достигать 90%, потому что информация, которая в нем содержится, меньше всего анализируется. Если на предприятии, в фирме или учреждении специально не организован приток идей снизу, значит, возможности для его инновационного развития значительно ограничены. И, наоборот, хорошо налаженный процесс поступления идей от подчиненных в значительной степени повышает эффективность работы предприятия.

Существует несколько способов организовать восходящий информационный поток. Однако главное стратегическое направление состоит не в усилении интенсивности, а в установлении конфиденциальности, потому что неформальная, конфиденциальная информация меньше всего искажается. Для улучшения восходящих потоков используют:

1. Систему действий, обозначаемых термином "политика открытых дверей". Это готовность руководителя любого ранга выслушивать предложения рядовых работников. Девиз такой политики: "Двери моего кабинета всегда для вас открыты". Для упорядочения такого рода контактов используют следующие приемы:

Установить время встречи ("Это очень интересная идея, но я сейчас занят. Заходите ко мне завтра в 14.00 и потолкуем, хорошо?").

Использовать письменные формы изложения информации ("Мне нравится эта идея. Изложите ее в форме служебной записки или в свободной форме, и тогда мы дадим делу ход. К какому сроку вы сможете это сделать? Отлично, я жду... ").

Оценить и поощрить конкретные деловые высказывания ("В этом есть смысл, но что вы предлагаете конкретно?").

2. Систему действий, называемую "выведением управления за пределы кабинета". Эта система называется еще "видимым управлением", "управлением путем обхода рабочих мест". Обход предприятия, учреждения - хороший способ познакомиться с положением дел непосредственно. Однако не следует делать это часто. Важна не частота, а регулярность. Модифицированный способ "видимого управления" получил название "список личных событий сотрудников за 24 часа". Суть его состоит в том, что шеф использует какие-то события в личной жизни подчиненных (дни рождения, свадьбы и т.д.), чтобы проявить к ним внимание: сам поздравляет их.

При использовании этих двух тактик эффективность восходящих информационных потоков возрастает до 40%, а это - хороший резерв не только для совершенствования стиля управления, но и для повышения качества работы предприятия в целом.

Анализ информационной составляющей системы управления на примере ООО "Радуга"

Виды неформальных отношений в различных организациях

Одно из журналов http://www.hr-portal.ru/article/neformalnoe-obshchenie-personala - неформальное общение персонала HR-Portal проводило исследование: большинство работников, когда их просили прокомментировать горизонтальные связи и отношения на производстве...

Группа и групповое поведение в организации

Специальная комиссия по изучению определенного вопроса или проектная группа часто формируются в случаях возникновения задачи, которую нельзя решить обычным способом. Именно тогда создаются временные группы...

Информационное обеспечение менеджмента

Пытаясь определить понятие "информационный поток", сперва необходимо дать определение понятию "источник информации". Источник информации - это элемент информационной системы...

Информационные системы логистики

Информационный поток -- это совокупность циркулирующих в логистической системе, между логистической системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления, анализа и контроля логистических операций...

Информационные технологии в управлении

Информационные технологии (ИТ) - совокупность методов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение...

Коммуникации в информационном обеспечении менеджмента в организации: преграды и способы их преодоления

коммуникация менеджмент информационный Рассмотрим как происходит обмен информацией. Движение информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов: отбор; кодирование, то есть обеспечение в ту форму...

Потоки информации и их структура

Потоки информации в организациях можно классифицировать как вертикальные и горизонтальные. Вертикальные потоки информации обычно связаны с отчетностью...

Проблемы внедрения новых информационных технологий

Для рассмотрения темы курсовой работы - «Новые информационные технологии в делопроизводстве организаций» прежде всего, необходимо дать определение терминам, включенным в название темы работы...

Разработка развития стратегии организации

Для того чтобы нам определить как ведут себя денежные потоки необходимо использовать сведения отчета о прибыли и убытках при расчете ликвидности организации, при определении дивидендов...

Совершенствование системы информационного обеспечения управления Петербургского областного филиала "Ростелеком"

Рассмотрим информационные потоки, имеющие место в действующей информационной системе. Информация, как отмечает В.И. Кнорринг (1997), - одна из сложнейших, еще полностью не раскрытых, даже таинственных проблем современной науки...

Современные информационные технологии логистического управления

В основе процесса управления материальными потоками лежит обработка информации, циркулирующей в логистических системах. Информационный поток - это совокупность циркулирующих в логистической системе...

Типология и причины конфликтов в организации

2) Горизонтальные конфликты(подчиненный-подчиненный) В этой группе конфликтов выделяется еще несколько подтипов - личностные, межличностные конфликты, внутригрупповые, межгрупповые...

Управление информационными потоками интернет-магазина (на примере ООО ТД "Библио-Глобус")

В основе процесса управления материальными потоками лежит обработка информации, циркулирующей в логистических системах. В связи с этим одним из ключевых понятий логистики является понятие информационного потока...

Управление как система знаний

Вертикальные связи - связи между подчиненными и прямыми начальниками. Компенсационно-вертикальная связь - это когда к выданному приказу выдается дополнительный приказ, дополняющий предыдущий...

Лекция 5.

Понятие, цели создания и функции информационной логистики.

Разработка и внедрение информационных систем.

Понятие информационной логистики

Любое движение материальных ресурсов связано с передачей информации.

Логистическая информация - это целенаправленно собираемые сведения, необходимые для обеспечения процесса управления логистической системой предприятия.

Отрасль логистики, организующая поток данных, сопровождающий материальный поток, и являющаяся звеном, связывающим снабжение, производство и сбыт- называется информационная логистика.

Информационное опережение грузопотока дает получателю своевременно подготовить его приемку.

Информационные системы обеспечивают: ввод, хранение, обработку, контроль и передачу данных.

Информационное обеспечение логистики на предприятии представляет собой деятельность по прогнозу, переработке, учету и анализуинформации и является инструментом интеграции элементов системы логистического управления.

Одним из вариантов передачи информации является документ.

Документ - письменный акт установленной или общепринятой формы, составленный определенными и компетентными должностными лицами, а также гражданами для изложения сведений о фактах, или удостоверения фактов, имеющих юридическое значение, или для подтверждения прав и обязанностей.

Документ это письменное подтверждение факта совершения логистической операции.

Весь поток документов можно разделить на два вида:

первичные (путевой лист, товарно-транспортная накладная);

вторичные (журнал учета приходных ордеров и др.).

Обязательные реквизиты в первичных документах :

· Наименование документа;

· Дата составления документа;

· Наименование организации, от имени которой был составлен документ;

· Измерители операции в натуральном и денежном выражении;

· Наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее выполнения;

· Личные подписи указанных лиц.

Путь перемещения документа в процессе его обработки; упорядоченный список исполнителей, которых документ «обходит» в течение своего жизненного цикла называется маршрутом документа .

Понятие документооборот можно трактовать как:

Движение документов в пространстве и во времени с момента их создания или получения до завершения исполнения или о тправки

Информационная готовность определяется способностью предприятия предоставлять запрашиваемые потребителем данные на всех стадиях выполнения заказа.

Информационная готовность рассчитывается как отношение числа быстрых и точных ответов на запросы к общему числу запросов за определенный промежуток времени.

Информационный поток - понятие и виды

В логистике выделяют понятие «информационный поток». Считают информационным потоком совокупность сообщений, циркулирующих внутри логистической системы, а также между этой системой и средой, внешней по отношению к ней, необходимых для управления и контроля логистических операций.

Сообщения, составляющие информационные потоки, выгоняются на разных носителях информации:

Бумажных документах традиционного типа;

Электронных документах (магнитных и бумажных - перфоленте, перфокартах) и др.

Сообщения могут быть и устными, телефонными, а также речевыми.

Выделяют следующие группировки информационных потоков : 1) горизонтальные, 2) вертикальные, 3) внешние, 4) внутренние, 5) входные, 6) выходные.

Горизонтальными называют информационные потоки, охватывающие сообщения между партнерами по хозяйственным связям одного уровня управления: предприятиями-поставщиками и предприятиями-потребителями материальных ресурсов, либо между ними и их посредниками по процессу обращения товаров.

Вертикальными называют информационные потоки, охватывающие сообщения, поступающие сверху, из руководящих инстанций в подведомственные или звенья логистической системы. Из корпораций и холдинга - в дочерние предприятия и т.д.

Внешними называют информационные потоки, протекающие в среде внешней по отношению к логистической системе. Так, горизонтальные информационные потоки сообщений от предприятий-партнеров являются внешними по отношению к тому партнеру, которому они направлены и который их получит.

Внутренними информационными потоками являются сообщения, циркулирующие внутри одной логистической системы. Для логистических подсистем внутренними являются потоки сообщений внутри подсистемы. Остальные сообщения для них внешние.

Входные информационные потоки - сообщения входящие в логистическую систему либо в одну из ее подсистем.

Выходные информационные потоки - сообщения, выходящие за пределы одной логистической системы либо одной из ее подсистем.

Информационные потоки разделяют:

- по срочности : на обычные, срочные. Очень срочные («молнии»).

- по степени конфиденциальности . Сообщения, содержащие коммерческую тайну, направляются с грифом секретности документа.

-по значимости информационные потоки почтовых сообщений делят на простые, заказные и ценные.

-по скорости передачи сообщений информационные потоки делят на быстрые и традиционные (почтовые).

-по области охвата информационные потоки делят на 1) местные; 2) иногородние; 3) дальние; 4) международные.

Важную роль среди информационных потоков играют сообщения документального характера,

Это сообщения оформляемые чаще всего на бумажных носителях определенной формы, заполненных в установленном порядке и заверенных подписями и печатью отправителя- сообщения называются документальными.

В информационных потоках документальные сообщения занимают большую долю.

Информационные потоки в логистике формируются в соответствии с материальными. Считается, что каждому материальному потоку соответствует информационный поток.

Такое соответствие не всегда бывает изолированным (полным). Часто информационный и материальный потоки протекают в разных временных интервалах.

Предпочтительнее вариант опережения информационных потоков по сравнению с движением материальных потоков.

Это дает возможность лучше подготовиться к приему грузов. Фактически же информационные потоки имеют опережение далеко не всегда, не редко складывается их отставание от сроков движения материальных потоков.

Информационные потоки характеризуют с помощью ряда оценок:

1) по источнику возникновения;

3) объему;

4) периодичности;

5) порядку согласования;

6) порядку утверждения;

7) срокам действия;

8) порядку хранения и др.

Рассмотрим их подробнее:

1. Источники возникновения сообщений могут быть различными начиная от участников логистических цепей и смежных с ними организаций, сообщения которых влияют на перемещение, организацию и приемку потоков.

2. По направлению информационные потоки могут быть горизонтальными (туда и обратно) и вертикальными (сверху вниз и обратно). Горизонтальными называют сообщения между участниками логистического процесса одного уровня равноценными партнерами. Вертикальные информационные потоки протекают между разными уровнями управления: верхним - руководящим и нижним - подчиненным. Направление информационного потока трактуется и по-другому: как прямое и косвенное.

Есть и третий вариант определения понятия «направление информационного потока» - учет географического или территориального адресата его назначения.

3. Объем информационных потоков учитывают несколькими способами. Один из них - учет размеров потока по числу: 1) документов; 2) листов в потоке; 3) страниц в потоке; 4) пачек документов. Этот способ применяют для определения объема больших информационных потоков. Второй способ учета объема информационных потоков применяют для малых потоков. Причем объем потока определяют числом строк в документе - документострок или числом слов в сообщении – в телеграммах. Третий способ учета - учет числа знаков в сообщении - оценивается в компьютерных системах в особых единицах измерения для учета потребности в машинных носителях, размещения в памяти ПЭВМ и в других случаях.

5.Информационные потоки документального характера проходят при оформлении определенную процедуру согласования. Плановые сообщения на предприятиях, к примеру, согласовывают с, руководителями цехов и членами дирекции предприятия. Для каждого документа обычно устанавливают определенные правила согласования его проектируемого содержания.

6. Каждое документальное сообщение информационного потока утверждается - подписывается определенными людьми: генеральным директором, исполнительным директором, их заместителями и т.д. Без соответствующей подписи документ силы не имеет.

8. Различен и порядок хранения сообщений, доставленных в информационных потоках. Некоторые сообщения собирают в отдельные пачки, другие хранят на магнитных носителях и в другой форме. Срок хранения информации различен: один, два года, пять лет, постоянно (вечно) и др.. Организация информационных потоков - дорогостоящее дело. На их формирование, передачу, прием, хранения, анализ расходуется большие средства.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Уральский социально-экономический институт

Академии труда и социальных отношений

Кафедра менеджмента

Курсовая работа

Тема: Информационные потоки в логистике: понятие, виды, единицы измерения

Челябинск 2011 г.

ВВЕДЕНИЕ

Информационная логистики - это часть логистики, которая организует поток данных (информации), сопровождающий материальный поток в процессе его перемещения. Информационная логистика является связующим звеном между снабжением, производством и сбытом на предприятии.

Информационная логистика управляет всеми процессами движения и складирования товаров на предприятии, тем самым обеспечивая своевременную доставку этих товаров в необходимом количестве, требуемой комплектации и нужного качества из мест их производства до места потребления с минимальными затратами и оптимальным сервисом.

Основные понятия информационной логистики:

информационный поток;

информационная система;

информационная технология.

Основная задача информационной логистики заключается в доставке информации к системе управления предприятием и от нее. Каждый уровень иерархической структуры предприятия должен получать только необходимую информацию в требуемые сроки.

Информационная логистика должна выполнять следующие функции:

собирать возникающую информацию;

анализировать информацию;

перемещать информацию;

накапливать и хранить информацию;

фильтровать поток информации, то есть отбирать необходимые для того или иного уровня управления данные и документы;

объединять и разъединять информационные потоки;

выполнять элементарные информационные преобразования;

управлять информационным потоком.

Информация (экономическая) - совокупность функционирующих в экономических объектах различных сведений (об общественных процессах производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг), которые можно фиксировать, передавать, преобразовывать и использовать для осуществления таких функций управления, как планирование, учет, экономический анализ, регулирование и др.

1. Информационные потоки в логистике

Информационный поток - это совокупность циркулирующих в логистической системе, между логистической системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления и контроля логистических операций. Информационный поток может существовать в виде бумажных и электронных документов.

В логистике выделяют следующие виды информационных потоков:

В зависимости от вида связываемых потоком систем:

горизонтальный (поток сообщений между партнерами по хозяйственным связям одного уровня управления) и вертикальный (поток сообщений, поступающих от руководства в подведомственные ему звенья логистической системы;

В зависимости от места прохождения:

внешний (поток протекающий во внешней, по отношению к логистической системе, среде) и внутренний (поток сообщений, циркулирующих внутри одной логистической системы);

В зависимости от направления по отношению к логистической системе: входной (поток сообщений, входящих в логистическую систему, либо в одну из подсистем) и выходной (поток сообщений, выходящих за пределю логистической системы, либо одной из подсистем);

В зависимости от срочности:

обычные, срочные и очень срочные;

В зависимости от степени секретности:

В зависимости от значимости почтовых сообщений:

простые, заказные, ценные;

В зависимости от скорости передачи:

Традиционные (почта), быстрые (факс, электронная почта, телеграф, телетайп, телефон);

В зависимости от области охвата:

местные, иногородние, дальние, международные.

Информационный поток может опережать материальный, следовать одновременно с ним или после него. При этом информационный поток может быть направлен как в одну сторону с материальным, так и в противоположную:

Опережающий информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе;

Опережающий информационный поток в прямом направлении - это предварительные сообщения о предстоящем прибытии груза;

Одновременно с материальным потоком идет информация в прямом направлении о количественных и качественных параметрах материального потока;

Вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приемки груза по количеству или по качеству, разнообразные претензии, подтверждения.

Путь, по которому движется информационный поток в общем случае, может не совпадать с маршрутом движения материального потока.

Информационный поток характеризуется следующими показателями:

1) источник возникновения;

3) скорость передачи и приема;

4) интенсивность потока и др.

Формирование информационных систем невозможно без исследования потоков в разрезе определенных показателей. Например, решить задачу оснащения определенного рабочего места вычислительной техникой невозможно без знания объемов информации, проходящей через это рабочее место, а также без определения необходимой скорости ее обработки.

Информационные потоки характеризуются с помощью нескольких оценок:

Источники возникновения сообщений могут быть различными: как от участников логистических цепей, так и от смежных с ними организаций;

По направлению информационные потоки могут быть горизонтальными и вертикальными, прямыми и косвенными. Горизонтальные - это сообщения между участниками одного уровня. Вертикальные - это потоки между руководящим и подчиненным уровнем управления. Прямое направление - для исполнения требований, имеющихся в сообщении. Косвенное направление - отправка копий сообщения только для ознакомления с данным вопросом.

Объем информационных потоков учитывают несколькими способами. Для больших информационных потоков размеры определяют по числу документов, листов в потоке, страниц. Для малых потоков объем определяют числом строк в документе или числом слов в сообщении. Третий способ - учет числа знаков в сообщении - оценивается в компьютерных системах в особых единицах измерения.

Периодичность информационных потоков - характеризует частоту их формирования.

Информационные потоки документального характера проходят процедуру согласования. Так, плановые сообщения на предприятиях согласуют с руководителями цехов и членами дирекции предприятия.

Каждое документальное сообщение утверждается определенными лицами. Без соответствующей подписи документ силы не имеет.

Документы имеют различные сроки действия и сроки хранения.

Различен и порядок хранения информационных сообщений. Некоторые сообщения собирают в отдельные пачки, другие хранят на магнитных носителях.

Информационные потоки в логистике формируются в соответствии с материальными.

Но иногда материальный поток может прибыть в заданное место, а документы на него могут быть еще не доставлены. Такой материальный поток считается неотфактурованной поставкой, и принимается получателем на хранение до прибытия документов. Может быть и наоборот: документы прибывают на место назначения раньше самого груза.

Опережение информационным потоком материального предпочтительней. Это дает возможность лучше подготовится к приему грузов.

Управлять информационным потоком можно следующим образом:

Изменяя направление потока;

Ограничивая скорость передачи до соответствующе скорости приема;

Ограничивая объем потока до величины пропускного способности отдельного узла или участка пути.

Измеряется информационный поток количеством обрабатываемой или передаваемой информации за единицу времени.

Способы измерения количества информации, содержащейся в каком-либо сообщении, изучаются в разделе кибернетики, который называется теорией информации. Согласно этой теории за единицу количества информации принята так называемая двоичная единица - бит. При использовании электронно-вычислительной техники информация измеряется байтами. Байт - это часть машинного слова, состоящая обычно из 8 бит и используемая как одно целое при обработке информации в ЭВМ.

Применяются также производные единицы количества информации: килобайт, мегабайт и гигабайт.

В практике хозяйственной деятельности информация может измеряться также:

Количеством обрабатываемых или передаваемых документов;

Суммарным количеством документострок в обрабатываемых или передаваемых документах.

Следует иметь в виду, что помимо логистических операций в экономических системах осуществляются и иные операции, также сопровождающиеся возникновением и передачей потоков информации. Однако логистических информационные потоки составляют наиболее значимую часть совокупного потока информации.

Рассмотрим в качестве примера структуру совокупного информационного потока в крупном магазине продовольственных товаров. Основную часть общего объема обращающейся здесь информации (более 50 %) составляет информация, поступающая в магазин от поставщиков. Это, как правило, документы, сопровождающие поступающий в магазин товар, так называемые товарно-сопроводительные документы, которые в соответствии с вышеприведенными определениями образуют входящий информационный поток.

Логистические операции в магазине не ограничиваются получением товаров от поставщиков. Внутримагазинный торгово-технологический процесс также включает в себя многочисленные логистические операции, которые сопровождаются возникновением и передачей информации, используемой внутри магазина. При этом доля образованной информации, используемой внутри магазина, составляет приблизительно 20%.

В целом примерно 2/3 общего объема обрабатываемой в магазине информации может составлять информация, необходимая для контроля и управления логистическими операциями. На производственных предприятиях или предприятиях оптовой торговли доля логистических информационных потоков еще значительней.

2. Методы иссл едования информационных потоков

2 .1 Метод анализа норм выработки решений

Процесс принятия решений является одним из самых сложных и малоисследованных процессов человеческой деятельности в области управления. Характерные черты, процесса принятия решения следующие:

альтернативность - наличие множества возможных решений;

наличие критерия выбора решения в виде целевой функции (одна или несколько целей);

выбор наилучшего варианта решения, под которым понимается вариант, в наибольшей степени соответствующий критерию выбора решения;

наличие характеристики объективных условий среды объекта принятия решений, т.е. описание нерегулируемых переменных (одно из важнейших условий обеспечения выбора наилучшего варианта);

наличие субъекта принятия решения, действующего в соответствии с предоставленными ему полномочиями, с участием других заинтересованных лиц, представляющих интересы и точки зрения;

решение принимается на основе логических, неформализованных операций (вычислительные операции играют здесь вспомогательную роль).

Этапы процесса принятия решения. Процесс принятия решения складывается из нескольких этапов:

Получение информации о проблеме.

Анализ информации для того, чтобы убедиться в надежности полученных сведений, разграничить всю информацию по степени важности и т.д.

Формулировка факторов, учитываемых в процессе принятия решений.

Определяются признаки, по которым будут сравниваться альтернативы. Большую роль играют индивидуальные особенности людей, принимающих решение.

Одна часть факторов будет формировать ограничения, другая - цели, на достижение которых должно быть направлено решение.

Построение модели поведения системы, для которой принимается решение. Модель является намеренно упрощенной схемой, из которой возможно получить рекомендации по решению проблемы.

Разработка альтернатив возможных способов достижения поставленных целей, из которых должны выбираться наилучшие.

Прогнозирование альтернатив, в результате которого определяются вероятность реализации каждого варианта и вероятность следствий его реализации.

Формирование критерия. Под критерием понимается некоторое правило, позволяющее сопоставлять альтернативы и осуществлять направленный выбор среди них. Особенностью принятия планово-экономических решений является то, что критерий выбора наилучшей альтернативы чаще всего строится гипотетически и во многом определяется интуицией и опытом работы плановика.

Выбор на основании критерия. Обследование процесса принятия решения проводится с целью получения материала, необходимого для совершенствования этих процессов. Степень детализации обследования зависит от требований выбранной методики совершенствования.

Общая схема обследования требует:

разработать структурно-информационную схему;

в соответствии с этапами, выделяемыми в процессе преобразования информации при построении структурно-информационной схемы, составить обобщающую таблицу решения, объединяющую эти этапы;

сформулировать обобщающую таблицу решения для каждого этапа;

описать процесс принятия решений на каждом этапе с помощью таблиц решений и математических моделей, ориентируясь на соответствующую обобщающую таблицу;

построить схемы взаимосвязей таблиц решений, математических моделей и алгоритмических таблиц;

уничтожить нумерацию таблиц решений, алгоритмических таблиц и математических моделей, так как один блок принятия решения на структурно - информационной схеме может быть описан несколькими таблицами решений;

уточнить структурно-информационную схему.

Описание процесса принятия решения может производиться с помощью таблиц. На первом этапе проводится общее обследование, без детализации.

Строятся структурно-информационные схемы-графики. В анализе органов управления этот метод называется «методом схем информационных связей плановых расчетов».

2 .2 Модуль-метод

Модуль-метод применяется для анализа структуры информационного потока после использования других методов. Для каждого фиксированного сообщения составляется типовая карточка, которая затем пускается по выявленному структурному каналу. При движении карточки на ней отмечаются все операции обработки информации по данному каналу. Операции обработки информации включают съем, кодирование, отображение, передачу, переработку, представление информации и выработку решений. В результате обработки карточек простейшими средствами механизации можно получить подробные сведения о количестве информации, проходящей по данному каналу и используемой в данной операции, определить пропускную способность, вычислительные мощности, выявить дублирование, определить периодичность, частоту поступления информации и другие количественные и качественные характеристики.

Метод дает весьма детальное описание количественных и качественных характеристик фиксированного потока информации.

2 .3 Графический метод

Основные элементы потока - документы. Отношение между ними изображается в виде графической схемы. Процедуры преобразования элементов потока (обработки документов) записываются в виде кратких пояснений на схеме потока. Система координат графика двумерная. В заголовках столбцов записываются наименования структурных подразделений конкретной организации, в заголовках строк - наименования моментов или промежутков времени. Шкала может быть равномерной или неравномерной.

Каждый документ на схеме изображен в виде прямоугольника с указанием номера документа. Стрелка, идущая к документу (от документа), показывает направления движения информации.

Под документом даны краткие пояснения: какие процедуры осуществляются при обработке документа; какая информация из документа используется в данный момент в данном месте; как используется эта информация; какая информация записывается или изменяется в документе и почему; где можно найти подробные пояснения.

Анализ схемы позволяет проследить пути документов, выявить моменты их образования, операции, которые с ними осуществляются, порядок, в котором документы объединяются или расчленяются. В результате анализа схемы потока можно выявить объем, характер и сроки выполнения работ для каждого подразделения данной организации, излишний контроль за работой, полное отсутствие контроля, применение различных документов вместо одного, составленного в нескольких экземплярах, излишне длительное хранение документов, неоправданные задержки в обработке документов, а также и излишние передачи документов, вызванные плохим распределением обязанностей между различными подразделениями.

Графический метод является простым, наглядным, универсальным и экономичным методом описания потоков информации на макро уровне. Однако при увеличении размерности потока схема может стать настолько велика, что потеряет свою ценность как средство анализа, или будет настолько поверхностна в де талях, что не окажет помощи при анализе потоков информации.

Таким образом, данный метод целесообразно использовать для анализа организации и совершенствования существующей схемы потоков информации на макро уровне.

2 .4 Графоаналитический метод исследования потоков информации

Метод основан на построении информационного графа и анализе его матрицы смежности. В любой управляющей системе различаются входы, выходы и внутренняя память. Через входы управляющая система получает исходные данные из внешней среды, через выходы во внешнюю среду выдаются результаты работы системы, В процессе функционирования управляющей системы появляется промежуточное звено между исходными данными и результатами функционирования. Все три звена вместе образуют компоненты потока информации. Между компонентами потока информации существует упорядоченность. Так, нулевой порядок имеет исходные данные, наивысший - результаты функционирования.

На основании такой схемы потоков информации можно построить граф, вершинами которого служат Xj - компоненты потока информации и которые соединяются дугами в том случае, если переход между ними осуществляется без каких-либо промежуточных результатов (в противном случае не доопределена вершина). Дуги ориентируются в направлении результатов более высокого порядка. Построенный граф называется информационным. Матрица смежности для графа строится следующим образом: элемент (i,j), стоящий на пересечении i-й строки и j-го столбца, равен единице, если из вершины Хi в вершину Xj идет дуга, и равен нулю в противном случае.

Матрица смежности является компактной моделью информационного графа. В дальнейшем строится последовательность матриц, представляющих собой матрицу смежности, возведенную в квадрат, третью степень и т.д. Общее количество матриц равно порядку информационного графа.

Матричная модель позволяет определить:

порядок схемы потока информации;

порядок каждой компоненты потока;

число компонент, непосредственно участвующих в формировании каждого результата;

число результатов, в формировании которых непосредственно участвует каждая компонента;

число путей фиксированной длины, связывающих любые две компоненты потока;

число возможных путей, связывающих любые две компоненты потока;

все результаты, для формирования которых используется каждая компонента, и все компоненты, необходимые для формирования каждого результата;

номер такта, после которого может быть погашена во внешней памяти каждая компонента исходных данных и промежуточных результатов;

число тактов, в течение которых каждая компонента хранится во внешней памяти.

Описание потоков информации графом типа «дерево» используется в заводоуправлении промышленного предприятия при организации системы плановых расчетов. Графы определяют логические связи между элементами системы. Например, с помощью дерева можно изобразить движение информации в заводоуправлении при разработке перспективного плана.

Информационная модель в виде графа типа «дерево» содержит в себе следующие сведения:

последовательность преобразования информации в процессе планирования;

наименование и характеристику блоков преобразования информации;

источники входной информации;

адреса выходной информации.

Схема дает обобщенную характеристику функционирования планового органа, указывает типы преобразований информации, их последовательность, направления и адреса потоков информации. Схема может являться первым звеном при разработке сетевой модели организационного проекта.

2 .5 Метод функционально-операционного анализа

Этот метод предназначен для организации, синтеза и обработки информации, необходимой органам территориального планирования. Кроме того, он применяется в работе высших функциональных органов планирования и управления, не связанных непосредственно с управлением технологическими процессами.

Существо метода заключается в следующем: выявляются основные функции территориальных плановых (или других управляющих) органов; функции расчленяются на элементы; элементы состоят из операций. Для каждой операции составляется схема, находятся цели, функции и информационные связи; находятся объемы информации, определяется ее характер с помощью составления систем входной и выходной информации в формах документов. Операции планирования объединяются в логическую сеть, на основе которой формируется география потоков объективно необходимой информации.

Порядок разработки модели. Работа по анализу и конструированию информационных систем выполняется в следующей последовательности:

разработка научных основ и принципиальной схемы информационной системы;

выявление структуры и функций системы;

разработка логической схемы моделирования;

сбор и анализ алгоритмов и моделей планово-экономических задач;

разделение информационной системы на подсистемы, элементы и операции, изучение каждой подсистемы;

определение и формализация задач, которые поддаются алгоритмизации, типизации операций;

выявление целей, функций и связей каждой операции;

составление математических моделей операций;

подбор и разработка алгоритмов, их обоснование, выработка рекомендаций по применению;

определение объемов и характера информации, построение новой системы документации;

разработка алгоритмической схемы обработки информации;

построение территориальной информационной системы.

Стадии разработки. Первая стадия моделирования информационной системы включает в себя определение границ этой системы, формулировку исходных предпосылок и определение характера работы по построению системы. Работы подразделяются на титульные, проблемные, подробные и текущие.

Структура и функции системы выявляются с помощью макромоделей. В случае появления нескольких разнородных функций система считается сложной. Одновременно увязываются операции низового и народнохозяйственного планирования, обеспечивается моделирование основных связей и взаимодействий, возникающих при построении плана.

Следующим этапом является разбиение системы на составные части, подсистемы, элементы, операции. Границы системы задаются исследователем. Подсистема, которую нельзя больше расчленить по определенному критерию, рассматривается в качестве компоненты, компонента, в свою очередь, делится на операции, для каждой операции выявляются цели, функции и связи, затем составляется их математическое описание и подбирается метод решения модели.

Задачи, соответствующие определенным операциям, соединяются в группы единой логической схемой. Перечень задач позволяет ориентировочно определить объем информации и способствует эффективной организации процессов моделирования.

Моделирование операции состоит из:

определения целевой функции операции и разработки правил отбора решений;

построения иерархии элементов операции;

определения входа и выхода операции;

определения и измерения информационных связей и потоков;

составления системы коммуникаций передачи информации;

разработки системы документации;

алгоритмизации и последующего составления программы;

оценки технических средств.

После этого производится расчет ориентировочного объема информации: определяется класс задач, к которому принадлежит операция, строится логическая схема решения, определяются объемы вводимой, выводимой, хранимой информации, количество арифметических и логических операций по обработке информации, длина массивов информации; на основе этого выводится средний объем ожидаемой информации.

Следующим этапом будет подбор моделей и алгоритмов уже известных и применяющихся, а также разработка новых алгоритмов для еще не решавшихся задач. Б этом случае привлекаются новые методы, например эвристические. Средством взаимоувязки операций может служить сетевая модель, определяющая размещение потоков информации и порядок выполнения операций. В результате моделируется весь информационный процесс, выявляются его звенья, конструируются новые необходимые потоки информации.

Следующим этапом является разработка алгоритмической схемы обработки информации, составляются математические программы; производится оценка технических средств. Заключительный этап - имитация информационных систем с помощью вычислительной техники и системы динамических моделей.

3. Описание информационных потоков

Управление информационными потоками можно подразделить на внешнее и внутреннее.

Предприятие в метасистеме является самостоятельным субъектом деятельности, имеющим большую свободу действий, поэтому управление им со стороны внешних систем ограничено некоторым множеством ситуаций, при попадании в которые оно подлежит управляющему воздействию.

Под ситуацией, обычно, понимается единовременное описание состояния предприятия в форме множества его параметров.

Сущность внешнего управления состоит в том, чтобы предприятие либо оказалось в некоторой заданной ситуации, либо осуществило регламентированное поведение при добровольном достижении им определенной ситуации.

На наш взгляд, внешнее управление состоит в передаче предприятию информационных продуктов и контроле за изменением его поведения. Однако специфика ситуационного управления состоит в том, что управляющие системы направляют информационные потоки не непосредственно предприятию, а в информационное поле. Предприятие обязано самостоятельно найти и приобрести все необходимые информационные потоки, регламентирующие его поведение в тех ситуациях, в которых оно может оказаться. Отсутствие необходимых информационных потоков или их неправильное истолкование не принимается во внимание.

Повседневная деятельность менеджера включает в себя: постановку целей, прогнозирование, планирование, организацию, мотивацию и стимулирование, контроль и регулирование, оценку исполнения, интерпретацию результатов.

Каждый шаг его деятельности сопровождается принятием управленческого решения.

Для принятия эффективного управленческого решения менеджер должен целенаправленно собрать всю информацию о состоянии и условиях функционирования его предприятия в рамках требований управляющих систем метасистемы. Иными словами, менеджер должен выбрать и приобрести все информационные потоки, относящиеся к его деятельности.

Однако информационные накопители создаются и размещаются, не сообразуясь с желаниями и потребностями менеджера. В рыночных условиях накопители продают имеющиеся у них информационные потоки предприятию, однако, первичный сбор ими информационных продуктов и изделий осуществляется в общем случае хаотично. Иными словами, они не могут дать менеджеру полного информационного обеспечения его управленческих решений.

Конкуренты предприятия находятся с ним в одном информационном поле, поэтому, чем более умело, организована на предприятии эффективная система поиска и приобретения информационных потоков, тем выше его конкурентоспособность.

Внешняя система направляет свои информационные потоки для того, чтобы предприятие адекватно изменило свое поведение, однако это возможно лишь в том случае, если менеджер предварительно был обучен правильному восприятию соответствующего информационного продукта.

Исследователи в области теории информации обращают внимание на то, что для понимания и последующего использования конкретной порции информации получатель должен обладать определенным запасом знаний. Совокупность знаний, позволяющих распознать некоторое множество информационных продуктов называется информационным потенциалом

Обучение, или формирование информационного потенциала, менеджера осуществляется с помощью информационных потоков, вырабатываемых внешними системами и посылаемых в информационное поле. Естественно разделить все информационные потоки на управляющие и обучающие. Следует заметить, что сами системы такого явного деления не предполагают.

Вырабатывая управляющие информационные потоки, системы не заботятся о том, чтобы самим же изготавливать адекватные им обучающие информационные потоки. Предполагается, что менеджеры уже получили их ранее в учебных системах или что какая-то другая система их уже выпустила или выпустит позже. Наиболее ярко это выражается в финансовой сфере, когда постановления Правительства разъясняются затем налоговой службой или центральным банком.

Обучающие информационные потоки направляются в то же глобальное информационное поле, где они смешиваются с другими управляющими информационными потоками и нейтральными информационными изделиями.

При подготовке управленческого решения выработка возможных вариантов должна согласовываться также и с ограничениями, накладываемыми управляющими системами. Однако степень ограничений зависит от вида управляющей системы.

Отношение управляющих систем к предприятию определяется их положением в метасистеме (государственные органы) или опытом предыдущей деятельности (конкуренты, партнеры). Права одних систем по отношению к предприятию могут быть безусловными (государственные органы), других - условными (добровольное взаимодействие с партнерами), а третьих - смешанными (условными до взаимодействия и безусловными после взаимодействия с партнерами - договорные отношения).

Прямой и постоянный контроль за поведением предприятия осуществляет государственная система управления, состоящая из управляющих и контролирующих систем.

Если управляющая система регламентирует поведение предприятия только в случае соответствия его состояния определенной ситуации, она посылает ситуативные управляющие информационные потоки. При этом регламентированное поведение может быть либо обязательным (нормативным), либо рекомендательным. Управляющие информационные потоки можно разделить соответственно на нормативные и методические.

Информационный потенциал менеджера должен обеспечить восприятие всех видов информационных потоков, чтобы его управленческие решения не привели к отрицательным последствиям для предприятия. Жизнеспособность предприятия напрямую зависит от его информационного потенциала.

В процессе управления встречаются самые различные ситуации, весьма сложные проблемы и задачи. Поэтому менеджеру приходится принимать организационные, экологические, организационно-экономические, социальные, социально-экономические, производственно-технологические и технические решения.

При рассмотрении организационно-экономических решений видно, что принимая решение, менеджер должен выполнить следующие шаги, обеспечивающие согласованность с требованиями метасистемы:

1. формализовать будущую ситуацию, в которой окажется предприятие;

2. выявить множество систем, управляющих предприятием в данной ситуации;

3. классифицировать эти системы по степени их прав в отношении предприятия;

4. найти и приобрести обучающие информационные потоки;

5. переработать обучающие информационные потоки для увеличения информационного потенциала;

6. найти и приобрести управляющие информационные потоки;

7. переработать управляющие информационные потоки и зафиксировать ограничения и требования управляющих систем по отношению к предприятию.

При выборе конечного варианта необходимо учесть результаты информационного анализа требований внешней среды.

В условиях дефицита необходимых управляющих информационных потоков и соответствующего информационного потенциала менеджер генерирует также и вредные варианты управленческого решения, которые наравне с полезными рассматриваются при выборе рационального решения.

Выход из положения состоит в том, что в процессе подготовки решений принимают участие несколько сотрудников. Организационная структура предприятия предусматривает разделение функций между подразделениями и отдельными специалистами и, следовательно, распределение принимаемых решений между ними. Менеджер, лицо, персонифицирующее предприятие и отвечающее за действия своих сотрудников, придает их решениям статус поведения предприятия.

Однако метод разделения функций не гарантирует принятия рациональных решений, особенно это касается стратегических решений.

Менеджер не вырабатывает стратегических решений индивидуально, а привлекает, как правило, руководителей функциональных подразделений и отдельных специалистов, поручая им, в дополнение к основной работе, выполнение отдельных компонентов процесса принятия решения. Функциональные руководители, подготавливая решение со своих позиций, как правило, не имеют возможности и потребности согласовывать их с учетом последствий для всего предприятия.

Чтобы обеспечить возможность распознавания всех управляющих информационных потоков, главный менеджер может и должен использовать информационный потенциал членов своей команды и других специалистов. Совокупная способность всех членов команды менеджеров преобразовывать поступающее на предприятие множество информационных потоков в процессе принятия управленческих решений называется информационным потенциалом команды менеджеров.

Направляемые в глобальное информационное поле обучающие и управляющие информационные потоки смешиваются с другими источниками точечной информации. В метасистеме предполагается, что инициатива в поиске и приобретении информационных потоков должна исходить от самого предприятия. Отсутствие идентифицирующих признаков в информационных потоках создает дополнительные трудности при поиске менеджером необходимых ему информационных потоков и приводит к информационным потерям. Недополучение информационных продуктов непосредственно влияет на величину экономического ущерба, наносимого предприятию управляющими системами в качестве наказания за нарушение установленных правил.

Частично решают проблему приобретения информационных потоков специализированные системы информационного обслуживания (СИО) вне и внутри предприятия.

Системы информационного обслуживания являются инструментом управления КИС предприятия.

СИО самостоятельно или по заказу приобретают информационные потоки у управляющих систем или информационных накопителей (библиотек, магазинов), накапливают их, изготавливают дубликаты, часть из которых попадает на переработку непосредственно команде менеджеров или другим специалистам.

Хранящиеся в СИО предприятия информационные потоки становятся его информационным ресурсом.

Некоторая часть информационных потоков, накапливающихся в архиве, никогда не попадает (по разным причинам) на переработку, и, следовательно, предприятие несет информационные потери, которые приводят к ущербу от отсутствия информации и от бесполезных затрат на приобретение информационных потоков. Сам по себе информационный ресурс предприятия не влияет на качество принимаемых решений.

Необходимость различия информационного ресурса и информационного потенциала состоит, прежде всего, в том, чтобы менеджер при распределении финансовых средств и планировании работ четко осознавал процедуру повышения информационного потенциала.

Управление предприятием представляет собой постоянный циклический процесс принятия управленческих решений. Ни одно решение не может приниматься автономно от других. Наличие команды менеджеров позволяет значительно повысить эффективность и экономичность этого процесса.

Все этапы выработки и принятия решения выполняются командой коллегиально, однако, целесообразно закрепить за отдельными специалистами ответственность за инициирование и оформление каждого отдельного этапа. Как показывает опыт, коллегиальной может быть только безответственность, ответственность должна быть персональной.

Экономическая, организационная и социально-политическая составляющие компетентности команды менеджеров определяются их совокупным информационным потенциалом, то есть способностью воспринимать и адекватно реагировать на информационные продукты, вырабатываемые внешними управляющими системами.

Формирование необходимого информационного потенциала должно быть основано на целенаправленном системном вузовском и послевузовском образовании. Самообучение в реальных условиях деятельности предприятия в конкурентной, быстро изменяющейся среде не оставляет ему шансов на выживание.

Функциональная специализация команды менеджеров

Этап принятия решения	Ответственный менеджер	Действия
1.Прогнозирование поведения внешней среды	Экономист-исследователь	Мониторинг и статистический анализ основных характеристик поведения конкурентов, потребителей; подготовка предложений по изменению поведения предприятия
2.Прогнозирование поведения предприятия	Менеджер-технолог	Мониторинг и статистический анализ основных характеристик деятельности предприятия; подготовка предложений по изменению поведения предприятия
3.Формирование цели, которую необходимо достигнуть	Главный менеджер	Признание необходимости принятия конкретного решения; согласование стратегических и тактических целей; выделение возможных ресурсов (финансовых, материальных, людских); установление ограничений (временных, экономических, экологических, социальных)
4.Измерение текущего и планируемого конечного состояния системы	Менеджер-технолог	Выбор контролируемых параметров состояния системы; разработка методики измерения системы; фиксация результатов измерения
5.Целенаправленный сбор информации, влияющей на принятие решения	Менеджер-юрист	Формализация целевой ситуации; выявление множества систем, управляющих предприятием в этой ситуации; классификация этих систем по степени их прав в отношении предприятия; поиск, приобретение и переработка обучающих информационных потоков; поиск, приобретение и переработка управляющих информационных потоков;
6.Выработка вариантов решения	Экономист-конструктор	Логическое конструирование возможных вариантов; мозговой штурм для выработки оригинальных вариантов
7.Выбор критериев сравнения вариантов	Главный менеджер	Формулировка критериев (экономических, экологических, технических, социальных, нравственных); установление приоритетов критериев
8.Сравнение вариантов	Экономист-конструктор	Математическое моделирование; проведение экспертной оценки; приведение вариантов к единой базе
9.Выбор по критериям одного рационального варианта	Экономист-конструктор	Придание выбранному варианту статуса окончательного управленческого решения
10.Воплощение в жизнь	Менеджер-технолог	Построение дерева решений для функциональных подразделений; согласование сроков выполнения отдельных этапов; распределение ресурсов
11.Оценка результата достижения цели	Менеджер-технолог	Оперативный контроль за ходом реализации; своевременная корректировка управленческого решения; переход к началу цикла выработки очередного решения

Принятие управленческих решений - основная и ответственная функция менеджера. Нарушение правил поведения в метасистеме приводит предприятие к экономическим потерям (вплоть до банкротства и ликвидации), делающим его деятельность бессмысленной.

Целесообразно создать на предприятии команду менеджеров в составе: главный менеджер, менеджер-юрист, экономист-исследователь, экономист-конструктор и менеджер-технолог. Команда должна владеть ПЭВМ, чтобы иметь возможность использовать информационные базы данных и применять математические модели поведения организационных систем при подготовке и принятии управленческих решений.

Внутреннее управление информационными потоками базируется на понятии документооборота.

Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив. Это движение документов называется документооборотом. Он должен быть организован таким образом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах. С этой целью в организациях необходимо разрабатывать маршруты прохождения документов и устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, осуществлять контроль за их прохождением по всем рабочим местам.

4 . Практическое задание

Охарактеризовать состав информационного потока и составить его графическую схему с указанием видов информационных носителей (различные виды товаросопроводительных и товарораспорядительных документов, договорная документация), пунктов перемещения и обработки (подразделения фирмы, отделы), объемов и периодичности перемещения, а также описание его организационно-законодательной основы (внутрифирменный стандарт, Положение о документообороте или другие).

Согласовав схему внешней среды процесса, команда должна создать карту процесса, позволяющую взглянуть на процесс более детально. Это будет схема информационных потоков и на ней будут показаны основные составляющие процесс субпроцессы. Основные этапы процесса, изображенные на рисунке следующие:

информационный поток решение принятие

Этап 1. Отдел по обслуживанию покупателей получает заказ от покупателя, записывает его и посылает в отдел продаж и производства, а копию - в отдел технической поддержки.

Этап 2. На основе информации о заказе покупателя отдел технической поддержки разрабатывает техническую спецификацию на тип пищевой смеси, которая требуется покупателю, и посылает ее в отдел продаж и производства.

Этап 3. Используя информацию о заказе покупателя и техническую спецификацию, отдел продаж и производства оформляет заказ на поставку, а также информацию о текущем уровне запасов. Этот заказ и информация передаются в планово-производственный отдел.

Этап 4. Разрабатывается план производства для отдела по планированию расходов сырья и материалов. Это делается на основе информации о продажах и запасах.

Этап 5. Отдел по планированию сырья и материалов использует производственный план, номер контракта и информацию о наличии транспорта и запасов сырья и материалов для разработки требований к перевозке и плана потребности в материальных ресурсах.

Этап 6. Отдел планирования перевозок выписывает заказ на транспортное средство, используя требования к перевозке и текущую информацию от третьей стороны (перевозчика). Информация о задержках скапливается в отделе по обслуживанию покупателей.

После выполнения этих шагов цех помола производит требуемое количество корма, готового к погрузке на транспорт перевозчика. Перевозчик забирает продукцию и доставляет ее к покупателю.

Вышеуказанная схема информационных потоков показывает основные субпроцессы данного процесса и их взаимодействие между собой для производства первичного выхода процесса, которым в данном случае является животный корм, доставленный фермеру. Эта схема позволяет увидеть процесс как бы сверху, хотя при этом нет возможности рассмотреть детали основных субпроцессов.

Заключение

Несомненно, использование информационной логистики позволило наладить эффективную связь между участниками процесса управления, хотя это повлекло за собой некоторые проблемы, например, недостаток в получении и обработке данных, проблема исследования операций в управлении материальными и информационными потоками, проблема управления поставками и т.д. Для управления информационными потоками и организации электронной передачи данных между предприятиями нужно, прежде всего, достичь совместимости аппаратного оборудования и программного обеспечения.

В настоящее время эти проблемы находятся на стадии решения, так как роль информационного обеспечения логистического управления возрастает с каждым днем, приобретая массовые масштабы, тем самым ускоряет процесс формирования информационных технологий в логистике.

Что касается конкретно автоматизированных систем, то конечно без них не обойтись, если мы хотим ускорить и облегчить связи между партнерами вдоль логистических цепочек, так как, каждое движение материалов связано с передачей информации.

Список использованных источников

1. Гаджинский А.М. Логистика: Учебник для высших и средних специальных учебных заведений. - 2-е изд. - М.: Информационно-внедрический центр "Маркетинг", 2007. - 228 с.

2. Логистика: Учебное пособие / Под ред. Б.А. Аникина. - М.: ИНФРА-М, 2005.

3. Логистика: учеб. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: Т.К. Велби, Изд-во Проспект, 2008. - 520 с.

4. Неруш Ю.М. Коммерческая логистика. Учебник для вузов. - М: ЮНИТИ, 2005.

5. Новиков О.А., Нос В.А., Рейфе М.Е., Уваров С.А. Логистика: Учеб. пособие - СПб.: СЗПИ, 2006.

6. Родников А.Н. Логистика: Терминологический словарь. - М.: Экономика, 2005.

7. Русалева А.Ю. Основы логистики. - Новосибирск: НГАЭУ, 2007.

8. http://logistic-info.org.ua/informacionnye-potoki/page-2.html

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Классификация потоков в логистике и их сущность. Организация информационных потоков на предприятии, их особенности на разных должностных уровнях. Основные комплексы задач логистики. Зарубежный опыт управления информационными потоками организаций.

реферат , добавлен 21.12.2012

Понятие и задачи информационной логистики, основные функции информационного процесса. Примеры логистических операций в магазине. Виды первостепенных информационных потоков, которые управляют логистическими операциями. Роль логистики в современном мире.

курсовая работа , добавлен 22.12.2010

Корректировка информационных потоков в проектировании систем управления и предложение мероприятий по их улучшению. Совершенствование и адаптация современной организации на рынке поставщика и рынке потребителя, исходных материалов, товаров и услуг.

курсовая работа , добавлен 22.10.2014

Виды (внутренний, внешний, входной, выходной) материальных потоков. Изучение организационного механизма формирования, планирования и регулирования материальных потоков в рамках логистических систем. Толкающая и тянущая системы управления производством.

курсовая работа , добавлен 13.10.2010

Материальные потоки в логистике. Современная рациональная организация и управление движением материальных потоков. Обеспечение ритмичной, согласованной работы всех звеньев производства, максимальной непрерывности процессов и планового руководства.

реферат , добавлен 03.05.2009

Методы моделирования систем управления. Сущность неоклассической модели, профессиональной модели и модели принятия решений. Характерные черты и свойства цели. Анализ средств и целей в процессе решения проблем. Логика как инструмент и метод исследования.

контрольная работа , добавлен 25.11.2008

Понятие и структура информационных логистических систем: функции, принципы, уровни, критерии соответствия требованиям. Интерактивные (диалоговые) процедуры поддержки принятия управленческих решений, координация материальных и информационных потоков.

контрольная работа , добавлен 09.11.2011

Понятие информации как средства коммуникации. Ее важность для принятия управленческих решений. Общая характеристика ОАО "Синар". Анализ информационных потоков на предприятии. Рекомендации по совершенствованию процесса передачи и обработки информации.

курсовая работа , добавлен 15.07.2011

Эффективность управленческого решения. Стратегический и оперативный контроллинг. Система поддержки принятия решений. Принятие управленческих решений. Оперативный управленческий учет. Система информационных потоков. Планирование объемных показателей.

курсовая работа , добавлен 22.06.2012

Специфические особенности управленческого решения. Структура процесса разработки, принятия и реализации решения. Решения задач целочисленного программирования. Метод ветвей и границы и его применения. Основные элементы системы массового обслуживания.

Информационная логистика. Введение.

Логистическая система может функционировать только в том случае, если в ней циркулирует информация. Любой процесс управления - это прежде всего информационный процесс, который предполагает выполнение функций по сбору, передаче, обработке, анализу информации и принятию соответствующих решений.

Под информацией понимается совокупность сведений об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т. д.), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний. Информация позволяет предприятию:

Определять стратегические, тактические и оперативные цели и задачи;

Осуществлять контроль текущего состояния организации, ее подразделений и процессов, осуществляемых в них;

Принимать обоснованные и своевременные управленческие решения;

Координировать действия подразделений для достижения установленных целей.

Возникновение и передача информации характеризуются объектом информации и источником информации. Объектом информации являются звенья логистической системы, их подразделения, сотрудники, ресурсы, транспортные средства, складские помещения, т. е. все элементы, сведения о которых передаются в данную систему. Источником информации является такой элемент, который может формировать или вырабатывать входное сообщение в логистическую систему. Основными понятиями информационной логистики: информационный поток; информационная система; информационная технология.

Информационный поток - поток сообщений в устной, документальной (бумажной, электронной) и других формах, между звеном логистической системы или логистической системой генерируемый и исходным материальным потоком в рассматриваемой логистической системе и внешней средой, и предназначенный для реализации управляющих функций.

Сделаем следующий рисунок:

Рисунок 1 – Структура информационных потоков

Управленческое воздействие субъекта управления на объект управления может быть:

- проактивным (в этом случае внешние входные потоки 11" поступают в аналитический центр и далее к субъекту управления, который обеспечивает адаптацию объекта управления к факторам внешней среды);

Реактивным (информационные потоки 1 "1", минуя субъект управления, непосредственно воздействуют на объект управления и соответственно на результаты его деятельности, что требует от субъекта управления оперативности принятия управленческих решений). I Логистический центр 0000 образует с объектом управления контур обратной связи abed, по которому циркулируют входные ab и выходные cd внутренние информационные потоки. Аналитическая обработка информации осуществляется в подконтуре bekl

Изучение информационных потоков ведется с использованием методов семиотики - в синтактическом, семантическом и прагматическом аспектах.

Синтактический аспект позволяет установить важнейшие параметры информационных потоков, вскрыть отношения между его элементами. Семантический аспект предусматривает изучение информационных потоков с точки зрения смысла, который несут отдельные сообщения, способствует определению направлений и периодичности данных потоков, их структуры, интенсивности, используемых при этом носителей информации, а также взаимосвязей с другими информационными потоками. Прагматический аспект предполагает изучение информации с точки зрения ее полезности для целей управления предприятием.

При изучении информационных потоков уделяется особое внимание вопросам дублирования информации звеньями логистической системы, их подразделениями, а также эффективности применения различных технических средств. Устанавливается коэффициент использования информации и степень ее соответствия целям и задачам управления предприятием.

Для изучения структуры информационных потоков выделяют единицу потока, в качестве которой используют различные единицы измерения: реквизиты, показатели и документы.